Postfächer in ISPConfig anlegen, Webmail nutzen und Ihre E-Mail-Programme einrichten – Schritt für Schritt.
Ihr Mailserver: das Wichtigste vorab
Bei fair4Host gibt es keinen zentralen Mailserver für alle Kunden. Ihre Postfächer liegen in der Regel direkt auf Ihrem eigenen Hosting-Server – also auf dem Server, den Sie mit ISPConfig verwalten. Daraus ergibt sich zweierlei:
- Für Webmail, E-Mail-Programme und den MX-Eintrag Ihrer Domain verwenden Sie immer den Namen Ihres Servers. Er steht in Ihren Zugangsdaten.
- Postfächer, Weiterleitungen und Spamfilter richten Sie selbst in ISPConfig ein. Die Login-Adresse von ISPConfig finden Sie ebenfalls in Ihren Zugangsdaten.
In dieser Anleitung steht IHRE-DOMAIN.de für Ihre Domain und IHR-SERVERNAME für den Servernamen aus Ihren
Zugangsdaten. ISPConfig-Menüs nennen wir mit der englischen Bezeichnung; in der deutschen Oberfläche heißen sie leicht anders
(z. B. Email Mailbox = „E-Mail Konto“).
E-Mail-Domain und Postfach anlegen
Bevor Sie Postfächer anlegen können, muss Ihre Domain einmal als E-Mail-Domain in ISPConfig eingetragen sein. Danach legen Sie beliebig viele Postfächer für diese Domain an.
Schritt 1: E-Mail-Domain anlegen
- Melden Sie sich in ISPConfig an und öffnen Sie oben das Modul Email (in der deutschen Oberfläche „E-Mail“).
- Wählen Sie links Email › Domain („E-Mail Domain“) und klicken Sie auf Add new Domain.
- Tragen Sie bei Domain Ihre Domain ohne „www“ ein, z. B.
IHRE-DOMAIN.de. Verwalten Sie als Reseller mehrere Kunden, wählen Sie zusätzlich den passenden Kunden aus. - Lassen Sie Active angehakt und klicken Sie auf Save (Speichern).
Schritt 2: Postfach anlegen
- Wählen Sie links Email › Email Mailbox („E-Mail Konto“) und klicken Sie auf Add new Mailbox.
- Name: optional, z. B. Ihr Name oder „Buchhaltung“ – dient nur der Übersicht.
- Email: Tragen Sie den Teil vor dem @ ein (z. B.
info) und wählen Sie rechts daneben Ihre Domain. Die Adresse lautet danninfo@IHRE-DOMAIN.de. - Password: Vergeben Sie ein langes, sicheres Passwort (oder lassen Sie eines erzeugen) und wiederholen Sie es im Feld darunter.
- Quota („Beschränkung“): Legen Sie fest, wie groß das Postfach höchstens werden darf (in MB).
- Klicken Sie auf Save. Nach kurzer Zeit – meist innerhalb weniger Minuten – ist das Postfach auf dem Server eingerichtet.
Die Optionen zum Deaktivieren einzelner Dienste (z. B. IMAP oder POP3) lassen Sie im Normalfall unverändert. Das Feld Spamfilter erklären wir weiter unten im Abschnitt Spamfilter einstellen.
Aliase, Weiterleitungen und Catch-all
Nicht jede Adresse braucht ein eigenes Postfach. Diese Varianten richten Sie ebenfalls im Modul Email ein:
| Funktion | ISPConfig-Menü | Wofür? |
|---|---|---|
| Alias | Email › Email Alias | Zusätzliche Adresse, deren Mails in einem bestehenden Postfach landen – z. B. kontakt@ zu info@. |
| Weiterleitung | Email › Email Forward | Leitet Mails an eine beliebige andere Adresse weiter, auch zu einem anderen Anbieter. Ein eigenes Postfach ist dafür nicht nötig. |
| Catch-all | Email › Email Catchall | Nimmt alle Mails an nicht vorhandene Adressen Ihrer Domain an und stellt sie an eine Zieladresse zu. |
| Domain-Alias | Email › Domain Alias | Mails an eine zweite Domain werden wie Mails an Ihre Hauptdomain zugestellt (z. B. info@IHRE-DOMAIN.com an info@IHRE-DOMAIN.de). |
Alias oder Weiterleitung anlegen
- Wählen Sie links Email › Email Alias („E-Mail Alias“) bzw. Email › Email Forward („E-Mail Weiterleitung“) und klicken Sie auf die Schaltfläche zum Hinzufügen.
- Tragen Sie bei Email die neue Adresse ein (Teil vor dem @ plus Domain).
- Tragen Sie bei Destination das Ziel ein: beim Alias ein bestehendes Postfach, bei der Weiterleitung eine beliebige E-Mail-Adresse.
- Speichern Sie mit Save.
Kopie an eine andere Adresse senden
Sollen Mails in einem Postfach bleiben und zusätzlich an eine andere Adresse gehen, öffnen Sie das Postfach unter Email › Email Mailbox und tragen die zweite Adresse im Feld Send copy to („Kopie senden an“) ein.
Catch-all einrichten
Unter Email › Email Catchall wählen Sie die Domain und die Zieladresse. Beispiel: Ist das Ziel
info@IHRE-DOMAIN.de, landen auch Mails an beliebig@IHRE-DOMAIN.de im Postfach info@ – Sie können also beliebig viele
Adressen verwenden, ohne sie einzeln anzulegen. Adressen, die als Postfach, Alias oder Weiterleitung existieren, werden weiterhin normal zugestellt.
Autoresponder (Abwesenheitsnotiz)
Der Autoresponder beantwortet eingehende Mails automatisch, z. B. während Ihres Urlaubs. Sie richten ihn direkt im Postfach ein.
- Öffnen Sie Email › Email Mailbox und klicken Sie auf das gewünschte Postfach.
- Wechseln Sie auf den Reiter Autoresponder.
- Tragen Sie Betreff (Subject) und Text der automatischen Antwort ein.
- Setzen Sie den Haken zum Aktivieren des Autoresponders und legen Sie bei Bedarf Start- und Enddatum fest.
- Speichern Sie mit Save.
Spamfilter einstellen
Den Spamfilter stellen Sie in ISPConfig für jedes Postfach einzeln ein.
- Öffnen Sie Email › Email Mailbox und klicken Sie auf das Postfach.
- Wählen Sie auf dem ersten Reiter im Feld Spamfilter eine Filterstufe aus der Liste. Strengere Stufen sortieren mehr aus, können aber auch erwünschte Mails erwischen; welche Stufen angeboten werden, hängt von der Serverkonfiguration ab.
- Auf dem Reiter Mail Filter („E-Mail Filter“) legen Sie fest, ob erkannte Spam-Mails automatisch in den Junk-Ordner verschoben werden. Dort können Sie auch eigene Filterregeln anlegen.
- Speichern Sie mit Save.
Whitelist und Blacklist
Unter Email › Spamfilter › Whitelist bzw. Email › Spamfilter › Blacklist pflegen Sie Absender, die gesondert behandelt werden sollen:
- Whitelist: Absender, die vom Spamfilter nicht geprüft werden sollen.
- Blacklist: Absender, die immer gesperrt werden sollen.
Webmail: Roundcube und SquirrelMail
Mit Webmail lesen und schreiben Sie E-Mails direkt im Browser, ohne etwas zu installieren. Auf Ihrem Server stehen zwei Oberflächen zur Wahl: Roundcube und SquirrelMail. Beide greifen auf dasselbe Postfach zu – Sie können also jederzeit wechseln.
- Öffnen Sie die Webmail-Adresse aus Ihren Zugangsdaten im Browser.
- Geben Sie als Benutzername Ihre vollständige E-Mail-Adresse ein, z. B.
info@IHRE-DOMAIN.de. - Geben Sie das Passwort des Postfachs ein und melden Sie sich an.
E-Mail-Programme einrichten
Für Outlook, Thunderbird, Apple Mail oder Ihr Smartphone benötigen Sie die folgenden Daten. Verwenden Sie als Server immer den Servernamen aus Ihren Zugangsdaten und nicht Ihre eigene Domain: Das Zertifikat für die verschlüsselte Verbindung ist auf den Servernamen ausgestellt. Mit Ihrer Domain als Servername zeigt das Programm sonst eine Zertifikatswarnung an.
| Dienst | Server | Port | Verschlüsselung |
|---|---|---|---|
| IMAP (Posteingang, empfohlen) | IHR-SERVERNAME | 993 | SSL/TLS |
| POP3 (Posteingang, alternativ) | IHR-SERVERNAME | 995 | SSL/TLS |
| SMTP (Postausgang) | IHR-SERVERNAME | 587 | STARTTLS |
| SMTP (Postausgang, alternativ) | IHR-SERVERNAME | 465 | SSL/TLS |
- Benutzername (für Posteingang und Postausgang): Ihre vollständige E-Mail-Adresse, z. B.
info@IHRE-DOMAIN.de - Passwort: das Postfach-Passwort aus ISPConfig; Authentifizierungsmethode „Passwort, normal“
- Postausgang: Der Postausgangsserver erfordert eine Anmeldung (Authentifizierung) – mit denselben Daten wie der Posteingang.
IMAP oder POP3? Mit IMAP bleiben Ihre Mails auf dem Server und sind auf allen Geräten gleich – ideal, wenn Sie Computer und Smartphone nutzen. POP3 lädt die Mails auf ein einzelnes Gerät herunter; wählen Sie es nur, wenn Sie genau das möchten.
Thunderbird
- Wählen Sie Datei › Neu › Bestehendes E-Mail-Konto (bei ausgeblendeter Menüleiste über das Anwendungsmenü Neues Konto › E-Mail).
- Geben Sie Ihren Namen, die E-Mail-Adresse und das Passwort ein und klicken Sie auf Manuell einrichten.
- Tragen Sie für den Posteingangsserver (IMAP) und den Postausgangsserver (SMTP) die Werte aus der Tabelle ein. Benutzername ist jeweils die vollständige E-Mail-Adresse.
- Klicken Sie auf Erneut testen und danach auf Fertig.
Outlook
- Wählen Sie Datei › Konto hinzufügen und geben Sie Ihre E-Mail-Adresse ein.
- Öffnen Sie die erweiterten Optionen, aktivieren Sie die manuelle Einrichtung des Kontos und wählen Sie als Kontotyp IMAP.
- Tragen Sie Posteingangs- und Postausgangsserver mit Port und Verschlüsselung aus der Tabelle ein und geben Sie das Postfach-Passwort ein.
- Fragt Outlook danach, aktivieren Sie „Postausgangsserver erfordert Authentifizierung“ mit denselben Anmeldedaten wie für den Posteingang, und schließen Sie die Einrichtung ab.
In der neuen Outlook-App für Windows wählen Sie beim Hinzufügen des Kontos ebenfalls IMAP und tragen die Serverdaten in den erweiterten Einstellungen ein.
Apple Mail (Mac), iPhone und iPad
- Mac: Wählen Sie in Mail Mail › Account hinzufügen und dann „Anderer Mail-Account“. iPhone/iPad: Öffnen Sie Einstellungen › Apps › Mail › Mail-Accounts (bei älteren iOS-Versionen Einstellungen › Mail › Accounts), tippen Sie auf „Account hinzufügen“ und wählen Sie „Andere“ und „Mail-Account hinzufügen“.
- Geben Sie Name, E-Mail-Adresse und Passwort ein und fahren Sie fort.
- Wählen Sie IMAP und tragen Sie beim Server für eintreffende und für ausgehende E-Mails jeweils
IHR-SERVERNAMEein, als Benutzername Ihre vollständige E-Mail-Adresse. - Sichern Sie die Einstellungen. Ports und Verschlüsselung wählen Apple-Geräte in der Regel automatisch; falls nicht, passen Sie sie in den erweiterten Account-Einstellungen an die Tabelle an.
Android
Die Schritte unterscheiden sich je nach Gerät und App (z. B. Gmail-App oder die E-Mail-App des Herstellers). Der Ablauf ist aber fast immer gleich:
- Wählen Sie in der E-Mail-App „Konto hinzufügen“ und als Kontotyp „Andere“ bzw. „Sonstige“.
- Geben Sie Ihre E-Mail-Adresse ein und wählen Sie die manuelle Einrichtung mit IMAP (in der Gmail-App „Privat (IMAP)“).
- Tragen Sie das Passwort sowie Posteingangs- und Postausgangsserver mit Port und Verschlüsselung aus der Tabelle ein. Benutzername ist die vollständige E-Mail-Adresse.
- Lassen Sie für den Postausgang „Anmeldung erforderlich“ aktiviert und schließen Sie die Einrichtung ab.
DNS-Einträge für E-Mail
Damit andere Mailserver wissen, wohin E-Mails für Ihre Domain zugestellt werden sollen, braucht die Domain einen MX-Eintrag, der auf Ihren Server zeigt. Ein SPF-Eintrag und – sofern für Ihre Domain aktiviert – DKIM helfen zusätzlich dabei, dass Ihre Mails beim Empfänger nicht im Spam landen.
| Typ | Name | Wert | Hinweis |
|---|---|---|---|
| MX | @ (die Domain selbst) | IHR-SERVERNAME | Priorität z. B. 10 |
| TXT | @ | v=spf1 mx a ~all | SPF – Empfehlung, siehe unten |
| TXT | SELECTOR._domainkey | Wert aus ISPConfig | DKIM – nur, sofern für Ihre Domain aktiviert |
Einträge im fair4DNS-Domainmanager bearbeiten
Nutzt Ihre Domain unsere Nameserver ns1.fair4dns.de und ns2.fair4dns.de, ändern Sie die Einträge im
fair4DNS-Domainmanager. Liegt die DNS-Verwaltung bei einem anderen Anbieter, tragen Sie die Werte dort ein.
- Melden Sie sich unter www.fair4dns.de im Domainmanager an.
- Öffnen Sie DNS / Nameserver › Zonen verwalten und klicken Sie bei Ihrer Domain auf Zone bearbeiten.
- Prüfen Sie unter Records bearbeiten, ob bereits ein MX-Eintrag vorhanden ist und auf
IHR-SERVERNAMEzeigt. Passen Sie ihn gegebenenfalls an oder legen Sie ihn über Ressource hinzufügen neu an. - Speichern Sie Ihre Änderungen.
Änderungen an der Zone sind in der Regel nach wenigen Minuten aktiv. Bis alle anderen Server die neuen Werte übernommen haben, kann es je nach zwischengespeicherten Daten etwas länger dauern. Mehr zur Zonenverwaltung lesen Sie in der Anleitung Domains und DNS.
SPF: Wer darf für Ihre Domain senden?
SPF ist ein TXT-Eintrag, der festlegt, welche Server E-Mails mit Ihrer Domain als Absender verschicken dürfen. Für die meisten Kunden ist dieser Eintrag ein guter Ausgangspunkt:
v=spf1 mx a ~allEr erlaubt den Versand über die Server, die im MX- und im A-Eintrag Ihrer Domain stehen. Mails von anderen Servern werden durch
~all beim Empfänger nur als verdächtig eingestuft, nicht hart abgewiesen.
DKIM (optional)
DKIM versieht ausgehende Mails mit einer digitalen Signatur. Sofern DKIM für Ihre Domain aktiviert ist, zeigt ISPConfig in den Einstellungen der
E-Mail-Domain (Email › Domain) den passenden DNS-Eintrag an: einen TXT-Eintrag mit einem Namen in der Form
SELECTOR._domainkey und einem langen Schlüssel als Wert. Übertragen Sie Name und Wert unverändert in Ihre DNS-Zone. Ist DKIM für Ihre
Domain nicht aktiviert, entfällt dieser Schritt.
Häufige Probleme
Ich kann keine E-Mails versenden
- Ist als Postausgangsserver
IHR-SERVERNAMEeingetragen – nicht Ihre Domain? - Stimmen Port und Verschlüsselung: 587 mit STARTTLS oder 465 mit SSL/TLS? Manche Netzwerke (z. B. öffentliche WLANs) sperren einzelne Ports – probieren Sie dann den jeweils anderen.
- Ist „Postausgangsserver erfordert Authentifizierung“ aktiviert, mit der vollständigen E-Mail-Adresse als Benutzername?
- Nach mehreren fehlgeschlagenen Anmeldeversuchen kann der Server Ihre IP-Adresse aus Sicherheitsgründen vorübergehend sperren. Korrigieren Sie die Zugangsdaten und versuchen Sie es etwas später erneut.
- Manche Virenscanner prüfen ausgehende Mails und stören dabei die verschlüsselte Verbindung. Deaktivieren Sie testweise die E-Mail-Prüfung Ihres Virenscanners.
Ich empfange keine E-Mails
- Ist die Domain in ISPConfig als E-Mail-Domain angelegt und existiert die Adresse als Postfach, Alias oder Weiterleitung?
- Zeigt der MX-Eintrag Ihrer Domain auf
IHR-SERVERNAME? Siehe DNS-Einträge für E-Mail. Nach einer Änderung kann es etwas dauern, bis sie überall wirkt. - Ist das Postfach voll? Dann können neue Mails nicht mehr zugestellt werden (siehe unten).
- Liegt die Nachricht im Spam- bzw. Junk-Ordner?
- Prüfen Sie Aliase und Weiterleitungen auf Tippfehler in der Zieladresse.
Meine E-Mails landen beim Empfänger im Spam
- Legen Sie einen SPF-Eintrag an und – sofern für Ihre Domain aktiviert – den DKIM-Eintrag (siehe DNS-Einträge).
- Versenden Sie immer über den Postausgangsserver mit Anmeldung (SMTP). Das gilt auch für Kontaktformulare und andere Funktionen Ihrer Website: Hinterlegen Sie dort die SMTP-Zugangsdaten eines Postfachs, statt die serverseitige Mailfunktion zu nutzen. So behalten Sie zugleich den Überblick, was Ihre Website verschickt.
- Verwenden Sie eine Absenderadresse Ihrer eigenen Domain.
Mein Postfach ist voll
Erhöhen Sie unter Email › Email Mailbox die Quota des Postfachs im Rahmen Ihres Pakets, oder löschen Sie alte Nachrichten und leeren Sie Papierkorb und Spam-Ordner. Wie stark Ihre Postfächer belegt sind, zeigt ISPConfig unter Email › Statistics › Mailbox quota („E-Mail Konto Speichernutzung“).
Ich habe das Passwort eines Postfachs vergessen
Das Passwort lässt sich nicht auslesen, aber jederzeit neu setzen:
- Öffnen Sie in ISPConfig Email › Email Mailbox und klicken Sie auf das Postfach.
- Tragen Sie bei Password ein neues Passwort ein, wiederholen Sie es und speichern Sie mit Save.
- Ändern Sie das Passwort anschließend in allen E-Mail-Programmen und auf allen Geräten, die das Postfach nutzen.
Haben Sie das Passwort für ISPConfig selbst vergessen, wenden Sie sich bitte per Ticket im Kundencenter an unseren Support.
Mein E-Mail-Programm zeigt eine Zertifikatswarnung
Meist ist als Server die eigene Domain eingetragen (z. B. mail.IHRE-DOMAIN.de). Tragen Sie für Posteingang und Postausgang
stattdessen den Servernamen aus Ihren Zugangsdaten ein – auf diesen Namen ist das Zertifikat ausgestellt.